Bir Verimlilik Sistemine Neden İhtiyaç Duyarsınız?
Verimlilik sistemi fikri, günümüzün sürekli değişen çalışma ortamlarında çok önemli hale gelmiştir. Temel olarak bir verimlilik sistemi, kurumsal bir ortamda hem bireysel hem de grup verimliliğini artırmayı amaçlayan yöntemler, araçlar ve stratejilerden oluşan dikkatlice planlanmış çerçevelerdir. İnsanlar ve ekipler bu karmaşık dokuyu, özellikle uzaktan ve hibrit çalışmanın sürekli değişen dünyasında, görevler ve sorumluluklar labirentinde yollarını bulmak için bir pusula olarak kullanabilirler.
İş ve özel yaşam arasındaki çizgilerin giderek daha az netleştiği günümüzde bir üretkenlik sistemine ihtiyacımız olduğu daha da açık. Dünya çapında yaşanan son olaylarla hızlanan uzaktan çalışmanın yükselişi, insanların genellikle iş-yaşam dengesi hakkındaki düşüncelerini değiştirdi. İnsanlar evdeyken, iş ve özel yaşam arasındaki çizgiler daha az netleşiyor. Bu karmaşık karışımın üstesinden gelmek için daha fazla disiplin ve yapı gerekiyor.
Güçlü bir verimlilik sistemine bağlı olmak bir kuruluş için sadece bir kolaylık yaratma meselesi değildir; günümüzün çalışma ortamında hayatta kalmak ve büyümek için gereklidir. Bu tür sistemlerin değeri, görev tamamlama gibi basit ölçütlerin ötesine geçer ve bir kuruluşun ne kadar dirençli ve etkili olduğunu gösterir.
Bir verimlilik sisteminin birçok faydası, çözmesi gereken sorunlar kadar farklıdır. Yeni başlayanlar için, insanlara görevlerini ne kadar önemli ve acil olduklarına göre organize etmeleri için yapılandırılmış bir yol sunar. Bu tür bir muhakeme, dikkat dağıtıcı pek çok unsurun ve farklı önceliklerin bulunduğu iş yerinde çok önemlidir.
Bir verimlilik sistemi aynı zamanda açıklık ve hesap verebilirlik kültürünü de teşvik eder. Görevler dikkatlice planlandığında ve takip edildiğinde, işlerin nasıl gittiğini görmek, sorunları bulmak ve kaynakları gerektiği gibi hareket ettirmek daha kolaydır. Bu açıklık sadece insanları daha sorumlu hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda bir ekip veya kuruluştaki insanların aynı hedefe doğru çalıştıklarını hissetmelerine de yardımcı olur.
Uzaktan ve hibrit çalışma söz konusu olduğunda, bir üretkenlik sistemi kendi başına daha da değerlidir. Ekip üyeleri farklı yerlerde olduklarından, birlikte çalışmak için dijital araçlara ve platformlara güvenmek zorundadırlar. İyi tasarlanmış bir üretkenlik sistemi, bu dijital ortamlarla sorunsuz bir şekilde çalışarak sanal bir ekip olarak çalışmak için birleşik bir alan yaratır.
Ayrıca, bir üretkenlik sisteminin insanların ruh sağlığını nasıl etkileyebileceğini küçümsememek de önemlidir. Tükenmişlik ve yorgunluk günümüzde profesyonel sağlık için gerçek tehditlerdir. Bir üretkenlik sistemi, çok fazla işin saldırısına karşı koruma sağlar. İnsanlara kontrol ve yapı hissi verdiği için modern işlerin getirdiği kaosla başa çıkmanın güçlü bir yoludur.
Bir üretkenlik sistemini anlamak ve uygulamak, 2024 yılında daha fazla iş yapmanın yollarından biridir. Bu makale, daha üretken olmanıza, birlikte daha iyi çalışmanıza ve motivasyonunuzu korumanıza yardımcı olabilecek en iyi sistem ve araçlardan bazılarından bahsediyor.
Bir Üretkenlik Sistemi Ne İşe Yarar?
Bu sistemler işi kendi başlarına yapma gücüne sahip değildir, ancak insanların profesyonel görevlerin karmaşık dünyasında yollarını bulmalarına yardımcı olan kılavuzlar olarak hizmet ederler. İyi yapılmış bir haritaya benzer bir şekilde, insanlara ve gruplara görevler labirentinde yol göstererek zamanlarını ve kaynaklarını en iyi şekilde kullanmalarına yardımcı olurlar.
Verimlilik sistemlerini oluşturan çok çeşitli uygulamalar, kılavuzlar ve yöntemler vardır. Üretken bir sistem sadece var olduğu için değil, aynı zamanda yapı ve esnekliği çok akıllı bir şekilde dengeleyebildiği için de değerlidir. İyi düşünülmüş bir sistem, verimliliği ve etkinliği teşvik eden tutarlı bir yapıyı korurken, her iş akışının özel ihtiyaçlarını karşılamak için değişebilmelidir.
Ancak piyasada dikkatinizi çekmek için yarışan çok sayıda farklı yöntem ve araçla birlikte çok sayıda farklı üretkenlik sistemi vardır. İşin zor kısmı sadece bir üretkenlik sistemine ihtiyacınız olduğunu fark etmek değil, aynı zamanda sizin ve kuruluşunuzun ihtiyaçlarına uyan doğru sistemi seçmektir. Mükemmel sistemi ararken, işlerin nasıl yapıldığına dair küçük ayrıntıları düşünmek önemlidir, çünkü bir üretkenlik sisteminin başarısı, onu kullanacak kişinin ihtiyaçlarına ve alışkanlıklarına ne kadar iyi uyduğuna bağlıdır.
Verimliliğin büyük ağında, iyi tasarlanmış bir sistemin cazibesi sadece verimlilik vaat etmesi değil, aynı zamanda işin yapılma şeklini değiştirme gücüdür. Modern işin labirentini çözmede daha iyi hale geldikçe, bir üretkenlik sistemi kullanmak bir seçim olmaktan çıkar ve stratejik bir gerekliliğe dönüşür. Bu, görev ve sorumlulukların karmaşık dansında yolunuzu bulmanıza ve eşsiz bir verimlilik ve tatmin zirvesine ulaşmanıza yardımcı olan bir pusulaya sahip olmak gibidir.
Daha fazla genel üretkenlik ve daha az yıpranma payı yaratmak için düşünmeniz gereken en iyi 15 Üretkenlik Sistemini sizler için derledim. Aslına bakarsanız bu tip sistemlerden onlarcası daha var. Ama bu listeyi en temel liste olarak görebiliriz. Ayrıca bazılarının sadece tek başlarına makale konusu olabilecek kadar detaylı oluğunu da hatırlatmak isterim. Yani siz bu makaleyi okuduktan sonra mutlaka bu metotlar için özellikle araştırma yapmalısınız.
Yapılacaklar Listesi Düzenlemek:
Yapılacaklar listesi için dijital versiyonların artık rahatlıkla bulunabildiğini belirterek başlayalım. İnternette hem IOS, Android ve windows tabanlı yüzlerce yapılacak işler listesi programı bulunmaktadır.
Klasik yapılacaklar listesi, herhangi bir üretkenlik sisteminin en önemli parçalarından biridir. Basitliğin ne kadar güzel olabileceğini gösteren basit ama güçlü bir araçtır. Özünde bu sistem, karmaşık görevler ağını daha küçük, daha yönetilebilir parçalara ayırmaya dayanır. Her bir iş parçası, dikkatlice derlenen ve önem sembolüyle işaretlenen listede kendi yerini alır. Bu, belirsiz sorumluluk alanını gerçek, yönetilebilir bir alana dönüştürür.
Yapılacaklar listesinin en güzel yanı basit ve anlaşılması kolay olmasıdır. İnsanların ve grupların çok sayıdaki görevlerini tek bir liste halinde organize etmelerini sağlayan basit bir araçtır. Bir görev listesi yapmak sadece günlük görevlerin çılgın dansına bir düzen getirmekle kalmaz, aynı zamanda size ilerlemenizi ve başarılarınızı görmenin görsel bir yolunu sunar.
Yapılacaklar listesi, yapılması gereken tüm görevler arasında size doğru yönü gösteren bir pusula gibidir. Tek bir kişi tarafından tutulabilir veya iş birliğine dayalı araçlar aracılığıyla paylaşılabilir. Ayrıca, tek bir kişinin işlerini yönetmesine yardımcı olabileceği gibi daha küçük ekiplerin birlikte çalışmasına da yardımcı olabilecek esnek bir müttefiktir. Bu sistemin basitliği, kullanımını kolay ve esnek hale getirerek onu çok çeşitli iş durumlarında paha biçilmez bir araç haline getirir.
Yapılacaklar listesi, küçük ekipler veya işleri kendi başlarına halletmeye çalışan kişiler için güvenilir bir arkadaş haline gelir. Görev sayısı sınırlı olduğunda özellikle iyi çalışır ve listedeki her bir öğeyi bitirmek için size odaklanmış ve organize bir yol bırakır. Hedeflere netlik ve doğrulukla ulaşmak için yapılandırılmış bir yol sağlayan yapılacaklar listelerinin bu küçük dünyasında çok fazla üretkenlik vardır.
Yapılacaklar listesi, diğer tüm sistemler gibi, doğru durumda kullanıldığında en iyi sonucu verir. En iyi kullanımı, görevlerin karmaşıklığı sistemin tasarım gereği ne kadar basit olduğunun önüne geçmediğinde ortaya çıkar. Sorumluluklar büyüdükçe ve karmaşıklaştıkça, yapılacaklar listesi sınırlarını gösterebilir. Bu, işleri halletmek için daha güçlü ve her şeyi kapsayan yollar aramak anlamına gelebilir.
Pomodoro Yöntemi
Üretkenlik sistemlerinin karmaşık ağında Pomodoro Tekniği, zaman yönetiminin usta işi bir parçası olarak öne çıkar. Francesco Cirillo’nun iş gününü daha üretken kılmak için bulduğu ve zamanla ünlü olan bir sistemdir. İyi ayarlanmış bir zamanlayıcının hassas çalışmasına benzeyen bu yöntem, iş gününü odaklanılmış uzun çalışma sürelerine ve kısa molalara böler. Çalışma süreleri zaman bazlıdır, 25 dakikalık sprintler bir çalışma dizisi oluşturur ve ardından 5 dakikalık huzurlu bir duraklama ile sona erer.
Pomodoro Tekniği sadece zamanı bölmekle ilgili değildir; aynı zamanda insanların nasıl düşündüğü ve hissettiği konusunda derin bir anlayışa sahip olmakla ilgilidir. Bu yöntem, sürekli konsantrasyonun sınırları olduğunu kabul ederek üretkenliğin ritmini yönetilebilir parçalara ayırır. Zihinsel enerjinin iniş ve çıkışlarını dikkate alır ve size odaklanma ve dinlenmenin doğal ritmiyle çalışan yapılandırılmış bir çerçeve sunar.
Pomodoro Tekniği işe yarar çünkü üstesinden gelinmesi imkânsız gibi görünen işleri, üstesinden gelinmesi daha kolay parçalara ayırabilir. Daha büyük ve daha karmaşık görevler, bu mercekten bakıldığında korkutucu devler değildir; ayrı, yapılabilir birimlerden oluşan koleksiyonlardır. İnsanlar, üretkenlik için yapı taşları gibi olan Pomodoro bloklarını kullandıklarında karmaşık projelerin üstesinden daha fazla odaklanma ve netlikle gelebilirler.
Pomodoro Tekniği’nin döngüler halinde çalışması, farklı çalışma koşullarında ne kadar iyi kullanılabileceğini de gösterir. Tek başınıza veya bir grupla çalışırken, bu yardımcı ihtiyaçlarınıza uyacak kadar çok yönlüdür. Aynı anda hem odaklanmış sprintler hem de dinlendirici molalar vermek, kimsenin zihinsel veya fiziksel yorgunluk nedeniyle pes etmediği, üretkenliğin arttığı bir ortam yaratır.
Pomodoro döngüleri ilerledikçe, dikkat dağıtıcı unsurlarla dolu bir dünyada odaklanmanın yararlı bir yolu haline gelir. Bildirimlerin her zaman dikkatinizi çekmeye çalıştığı bir dünyada, bu teknik bir kalkan görevi görerek dijital dünyanın gürültüsünde odaklanmak için sessiz yerler yaratır.
Pomodoro Tekniği’nin iş bitirmenin en iyi yollarından biri olarak adlandırılmasının bir nedeni var: herkes için işe yarar. Ben de sıklıkla kullanıyorum. Kullanım kolaylığı, dönüştürücü gücünü gizler ve bu da onu birçok profesyonel alanda saygın bir araç haline getirir. Pomodoro Tekniği, ister daha verimli olmak için tek başınıza çalışıyor olun, ister herkesin aynı sayfada olduğundan emin olmak için bir grupla çalışıyor olun, daha iyi performansa giden yolu gösteren bir deniz feneridir.
Pomodore yönteminin aplikasyonlarının var olduğunu hatırlatmak isterim.
GTD Yöntemi
Üretkenlik yöntemlerinin karmaşık dünyası söz konusu olduğunda, Getting Things Done (GTD) yöntemi güçlü ve eksiksiz bir çerçeve olarak öne çıkar. Görevleri, öncelikleri ve programları birleşik ve akıcı bir üretkenlik sisteminde bir araya getiren mimari bir harikadır. GTD yöntemi, organizasyon konusunda uzman olan David Allen tarafından oluşturulmuştur. Planlı ve yapılandırılmış beş adımlı bir süreçtir ve her adım daha düzenli ve üretken bir çalışma ortamı yaratmaya yardımcı olur.
“Yakalama” aşaması bu süreçteki ilk harekettir. Zihinden geçen görev ve fikir selinin güvenilir bir sisteme odaklandığı yer burasıdır. Yakalamanın bu ilk adımı zihni gereksiz bilgilerden arındırır ve hepsini hatırlama yükünden kurtarır. Bu, geçici olanı gerçek olana dönüştüren ve GTD sürecinin sonraki bölümleri için zemin hazırlayan çok önemli bir adımdır.
GTD yöntemi, işleri gruplar halinde sıralamanın ve öncelikleri belirlemenin dikkatli bir süreci olan “netleştirme” aşamasına geçer. Bu adımda, yakalanan öğeleri sıralayacak, ne anlama geldiklerini bulacak ve onlara doğru önem düzeyini vereceksiniz. Bu, her bir görevin ne kadar önemli ve acil olduğu konusunda dikkatli düşünmeyi gerektiren, en önemli şeylerin öne çıktığı ve grup eylemi için hazır olduğu bir manzara yaratan bir süreçtir.
Üçüncü hareket olan “Organize Et”, görevleri ve öncelikleri mantıklı bir şekilde dikkatlice ayarlamakla ilgilidir. Bu adımda üretkenlik sisteminin yapısı planlanır ve görevler takvimler, dijital klasörler veya proje listeleri gibi doğru yerlere yerleştirilir. Organize yapı bir harita görevi görerek insanların sorumluluklar labirentinde yollarını netlik ve amaçla bulmalarına yardımcı olur.
GTD devam ettikçe, “yansıtma” aşaması hareketli bir ara olarak ortaya çıkar- düşünmek ve işleri tekrar gözden geçirmek için bir zaman. Bu düşünme molası, insanların ilerlemelerine bakmalarına, sorunları bulmalarına ve gerekirse önceliklerini değiştirmelerine yardımcı olur. Kişinin kendisine odaklanması, ana hedeflere giden yolda ilerlemesini sağlayan, yolculuğa esneklik ve farkındalık katan kasıtlı bir eylemdir.
“Meşguliyet” aşaması GTD senfonisinin son doruk noktasıdır. Burası dikkatlice organize edilmiş ve netleştirilmiş görevlerin yapılabileceği yerdir. Uygulama, hedeflerin belirsiz fikirler olmaktan çıkıp gerçek başarılara dönüştüğü aşamadır. Katılım aşaması GTD sürecinin zirvesidir. Metodik organizasyon ve bilinçli eylemin işleri nasıl değiştirebileceğini gösterir.
İlk bakışta GTD yöntemi karmaşık görünebilir. Ancak, karmaşıklığı ne kadar derin ve eksiksiz olduğunu gösterir. Sadece görevleri takip etmek için değil, aynı zamanda tüm kişisel ve profesyonel yaşamınızı düzenlemek için de bir araçtır. Esnekliği ve kişiselleştirilebilme özelliği ister projeleri yönetiyor, ister kişisel hedefler belirliyor ya da bu ikisinin bir karışımını yapıyor olsunlar, çok çeşitli ihtiyaçları olan insanlar için kullanışlı bir araç olmasını sağlar.
ZTD “Zen to Done” Yöntemi
Çok çeşitli üretkenlik sistemleri arasında Zen to Done (ZTD) sistemi, öncülü olan Getting Things Done’dan (GTD) farklı, düşünceli ve her şeyi kapsayan bir yöntem olarak öne çıkıyor. Üretkenlik uzmanı Leo Babauta tarafından yaratılan ZTD, GTD’den farklıdır çünkü daha çok kişisel gelişim ve alışkanlık optimizasyonuna odaklanır, derin bir denge ve tatmin duygusu yaratmak için sadece görevleri yönetmenin ötesine geçer.
Özünde, ZTD ve GTD bir şeyleri inşa etme biçimleri açısından benzerdir. Düşünceleri, fikirleri ve görevleri toplama ve ardından bunları her gün yapılması gereken en önemli birkaç taneye indirgeme sürecinden geçer. Bu ortak ata, her iki yaklaşımda da kasıtlı organizasyon ve bilinçli eylemin ne kadar önemli olduğunu gösteriyor.
ZTD’yi öne çıkaran şeylerden biri de amaç doğrultusunda kişisel gelişime odaklanmasıdır. Görev odaklı üretkenliğin ötesine geçerek alışkanlıklar yaratma ve günlük hayatınızdan en iyi şekilde yararlanma alanına giriyor. GTD’den bu ince değişiklik, insanların gerçek üretkenliğin görevleri bitirmekten daha fazlası olduğunu anladıklarını gösteriyor; aynı zamanda insanların büyümesine ve sağlıklı olmasına yardımcı olan alışkanlıklar edinmeyi de içeriyor.
Daha fazla iş yapmak ve Zen yaşamının kurallarını takip eden alışkanlıklar geliştirmek ZTD manzarasının önemli parçalarıdır. Sistem, insanları odaklarını daraltmaya, dikkatlerini yalnızca birkaç önemli göreve vermeye teşvik ederken, onları şu anda tamamen mevcut olmaya teşvik eder. Bu, çoklu görev karmaşasından bir kopuştur ve her bir görevin bilerek ve varlıkla yapıldığı daha düşünceli bir iş yapma biçimini teşvik eder.
Dayandığı felsefede olduğu gibi, ZTD sadece bir dizi kural değil; bir yaşam biçimidir. Bireyler, eylemlerinin ritmini hedeflerinin ritmiyle eşleştirmeye teşvik edilir. İnsanlara sadece fiziksel alanlarını değil zihinlerini de boşaltmalarını söyleyen sistem minimalist bir bakış açısını benimsetir. ZTD, görevleri daha büyük yaşam hedeflerine bağlayarak ve alışkanlık yapma becerisini geliştirerek amaçlı bir yaşam hikayesi anlatıyor.
ZTD karmaşık olduğu için değil, basit olduğu için farklıdır. Bu, üretkenliği en temel parçalarına indirgemek için bilerek yapıldı. İyi yaşanmış bir hayatın gerçek anlamının kaç iş yaptığınız değil, her bir eylemin değerlerinize ve hedeflerinize ne kadar uyduğu olduğunu anlar.
Tek Görev Yöntemi
Tekillik fikri doğrultusunda, tek görevli üretkenlik yöntemi sizi her seferinde tek bir şeye odaklanmaya teşvik eder. İşe bu bilinçli yaklaşımı benimsemek, dikkat dağıtıcı unsurları azaltmanın ve odaklanmayı geliştirmenin yapılan işin kalitesini ve hızını büyük ölçüde artırabileceği fikrine dayanır. Basit görünebilir fakat bu durum çoğu insan çok zordur.
Tek görevi etkili bir şekilde kullanmak için aşağıdakileri denemek isteyebilirsiniz:
-Aynı anda yalnızca bir sekme açık olabilir:
Aynı anda yalnızca bir sekme açarak dijital çalışma alanınızı basit tutun. Bu seçim, aynı anda birden fazla şey yapmayı daha az cazip hale getirmek ve yaptığınız tek şeye tamamen odaklanma olasılığınızı artırmak için bilerek yapılmıştır.
-Takvimde bloklar oluşturun:
Takviminizde belirli şeyleri yapmak için belirli süreler ayırın. Odaklanmış dönemler planlayarak, diğer görevlerin veya dikkat dağıtıcıların araya girmesini önleyen yapılandırılmış bir alan yaratırsınız.
-Uyarı almayı bırakın:
Mesai saatleri içinde bildirimleri kapatmak, sürekli gelen vızıltılardan kurtulmanıza yardımcı olacaktır. Bunu bilerek yaptığınızda, kesintiler minimumda tutulur, böylece mesajlar tarafından çekilmeden mevcut göreve odaklanabilirsiniz.
-Sosyal medyayı engelleyen bir uygulama edinin:
Bir seferde tek bir şeye odaklanmanıza yardımcı olması için teknolojiyi kullanarak sosyal medya sitelerine erişimi engelleyen uygulamalar indirin. Sanal koruyucular olarak bu araçlar, gerekli olmayan dijital dikkat dağıtıcıları engelleyerek odaklanmanızı güvende tutar.
Görev gruplama Yöntemi
Görev gruplama sistemi, insanların bir seferde tek bir iş yapma şeklinden fikir alarak üretkenliği artırmak için faydalı bir araç haline gelir. Görev gruplama yöntemi, beynin sürekli olarak farklı durumlar arasında geçiş yaparak zaman ve enerji kaybına neden olduğu çoklu görevlerden kaynaklanan bilişsel hasarı önlemenin iyi bir yoludur.
Görev gruplama, benzer veya aynı bağlamda olan görev gruplarını bir araya getirme gibi basit ama güçlü bir fikre dayanır. İnsanlar bunu bilinçli bir şekilde yaparak kendilerini görevler arasında geçiş yapmanın tehlikelerinden korurlar ve bu da kesintisiz olarak mümkün olduğunca tek bir faaliyet türüne odaklanmalarını sağlar.
Görev gruplamanın en güzel yanı, beynin doğal ritmiyle uyumlu çalışmasıdır. Bu yöntem, dağınık görevlerin kaosuna teslim olmak yerine metodik bir yaklaşımı teşvik eder. Sürükle ve bırak yöntemi, görevlerin doğru zaman dilimlerini bulmasını kolaylaştırır. Bu, beynin süreklilik ve tek odaklanma ihtiyacıyla çalışan yapılandırılmış bir çerçeve oluşturur.
İnsanlar benzer bağlamlara sahip görevleri bir araya getirdiklerinde üretkenliklerini artıran bir yolculuğa başlarlar. Benzer görevleri planlı bir şekilde bir araya getirmek, bağlamlar arasında sık sık geçiş yapmanın getirdiği zihinsel gerginliği azaltır. Bu, ilgili olmayan diğer görevler tarafından kesintiye uğratılmadan tek bir iş türüne odaklanabileceğiniz bir atmosfer yaratır.
Görev gruplamanın güzelliği, çeşitli iş durumlarında ne kadar iyi kullanılabileceğinde yatar. İşle ilgili görevler, kişisel projeler veya ikisinin karışımı için kullanılabilir. Bu metodolojiye sahip olmak kullanışlıdır. Bu sadece zamanı takip etmenin bir yolu değil; aynı zamanda beynin sürekli odaklanma ve dalmaya yönelik doğal arzusundan yararlanarak beyin gücünüzü geliştirmenin de bir yolu.
Görev gruplamasını gerçek hayatta kullandığınızda, işleri ne kadar bilinçli bir şekilde organize edebileceğinizi gösterir. İnsanlar, görevler planlanmış zamanlarına sorunsuz bir şekilde uyduğunda iyi organize edilmiş bir iş akışının memnuniyetini yaşarlar. Yalnızca üretkenlik artmakla kalmaz, aynı zamanda her toplu iş üretkenliğin farklı bir yönüne odaklanmış bir keşif olduğundan, kişinin işi üzerinde bir ustalık duygusu da vardır.
“Kurbağayı Ye” (Eat The Frog)
Zamanınızı yönetmek söz konusu olduğunda, “Kurbağayı Ye” yöntemi en zor görevden başlamanız gerektiğini söyleyen iyi bir uygulamadır. Bir önceliklendirme pusulası gibi olan bu yöntem, insanlara önce en zor veya en önemli görevi yapmalarını, çabalarının aciliyet ve önem ilkesine uygun olduğundan emin olmalarını söyler.
Özünde “Kurbağayı Ye” yöntemi, görevleri ne kadar zor ya da ne kadar önemli olduklarına göre önceliklendirmenin planlı bir yoludur. İnsanlar en başından itibaren en zor sorunu ele almayı seçerek çabalarının en önemli olana odaklanmasını sağlarlar. Görev sıralamasına yönelik bu düşünceli yaklaşım, günlük görevlerin daha büyük hedeflerle uyumlu olmasını sağlamanın güçlü bir yoludur.
Bu metafordaki “kurbağa” en zor görevi, “yemek” ise sorunları çözmek için hemen harekete geçmeyi temsil eder. İnsanlar sabah ilk iş olarak en zor görevi üstlenerek, günün geri kalanında da devam edecek bir ivme ve güven duygusu yaratan bir başarı ve ilerleme havası yaratırlar.
“Kurbağayı Ye” yöntemi sadece işleri halletmekle ilgili değildir; aynı zamanda kişinin zihniyetini değiştirmeyi ve onu daha üretken hale getirmeyi amaçlayan psikolojik bir stratejidir. İnsanlar sabah ilk iş olarak en zor görevi bitirdiklerinde, gerçek bir güven artışı hissederler. Bu güven artışı onları gün boyunca daha üretken hale getirir.
Eisenhower’ın Matrisi
Bayılırım.
Eisenhower Matrisi, önceliklendirme sistemleri alanında bir klasiktir. Yapılması gereken çok sayıda görevi organize etmenin basit ama etkili bir yoludur. Adını Amerika Birleşik Devletleri’nin 34. Başkanı Dwight D. Eisenhower’dan alan bu yöntem, görevleri ne kadar önemli ve ne kadar hızlı yapılması gerektiğine göre gruplara ayırarak çalışır. Bu sayede zamanınızı ve enerjinizi nasıl harcayacağınızı planlayabilirsiniz.
Dört ayrı çeyrekten oluşan matris, hangi görevlerin en önemli olduğunu anlamanın görsel bir yoludur. Görevlerin “acil ama önemli değil” ve “önemli ama acil değil” gruplarına ayrılması, insanların işlerinin en önemli kısımlarına odaklanmalarına yardımcı olur. Bu dikkatli gruplara ayırma işlemi bir pusula görevi görerek insanları ana hedeflerle en uyumlu görevlere yönlendirir.
Eisenhower Matrisini bu kadar harika yapan şey, görev yönetiminin karmaşık dünyasını net, kullanılabilir bir çerçeveye indirgeyebilmesidir. Aciliyet ve önemin buluştuğu noktaya odaklanarak, insanlar hangi görevlerin hemen yapılması gerektiğini ve hangilerinin uzun vadeli hedeflere ulaşmak için önemli olduğunu net bir şekilde görebilir.
Matris bir rehber görevi görerek insanların dikkatini “acil ve önemli” çeyrekte yer alan görevlere çeker; bu görevler hemen harekete geçilmesi gereken ve aynı zamanda genel önceliklerle uyumlu olan görevlerdir. İnsanlar planlı bir şekilde en önemli görevlere odaklandıkları için her gün hedeflerine doğru iyi bir ilerleme kaydederler.
Zamanı Durdurma / Engelleme Yöntemi
Zaman yönetimi stratejileri söz konusu olduğunda, Zaman Engelleme sistemi işleri yapmanın planlı ve organize bir yoludur. Çalışma oturumlarını atanmış görevlerle net bloklara dönüştürür. Zamanı bilerek bölmeyi içeren bu yöntem, insanlara odaklanmalarını ve üretkenliklerini artırmaları için esnek bir yol sunar.
Özünde Zaman Engelleme, çalışma oturumlarını daha kolay idare edilebilecek parçalara bölmek ve her bir parçaya belirli bir görev vermek anlamına gelir. Bu sistem esnek olduğundan, her kişi her bloğun uzunluğunu kendi ihtiyaçlarına ve yapması gereken görevlere uyacak şekilde değiştirebilir. Bu kasıtlı bölme, odaklanmış, zaman sınırlı bir yaklaşımı teşvik ederek insanların odaklanmasına ve daha verimli çalışmasına yardımcı olan bir atmosfer yaratır.
Zaman Engelleme, yalnızca belirli bir süre boyunca odaklanabileceğiniz fikrine dayanır. Görevleri belirli sürelere bölerek, insanlar çalışma seansları için dikkatlerinin dağılmasını veya odaklarını kaybetmelerini önleyen düzenli bir program oluşturabilirler. Bireyler zaman yönetiminde bu bilinçli yaklaşımı kullandıklarında daha sıkı ve daha hızlı çalışmak için motive olurlar.
Optimum üretkenlik ilkelerine göre, zihin tek bir göreve odaklandığında en iyi şekilde çalışır. Bu nedenle Zaman Engelleme, bir seferde yalnızca bir şey yapmanıza izin verir. Bu yöntem, insanları her zaman bloğu sırasında ellerindeki göreve odaklanmaya teşvik eder, bu da onlara ilerleme kaydettiklerini ve bir şeyi tamamladıklarını hissettirir.
İnsanlar Zaman Engellemeyi kullandıklarında, iş görevlerinden kişisel projelere kadar hayatlarının birçok alanında kullanabilecekleri esnek bir araç kazanırlar. Zamanınızı önceden planlamak, her bloğun genel hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak görevler için kullanılmasını sağlayan yol gösterici bir güç haline gelir.
Time Boxing (Zamanı Kutusu) Yöntemi
Time Blocking’in yapılandırılmış bölümlendirmesinin aksine Time Boxing yöntemi, görevlere tamamlamaları için belirli süreler vererek farklı bir yaklaşım benimser. Verimliliği artırmaya yönelik bu strateji, özellikle zaman alıcı hale gelebilecek belirli görevlere çok fazla zaman harcama olasılığını azaltmayı amaçlamaktadır.
Time Boxing’i kullandığınızda, her göreve belirli bir süre verilir ve bu da kurallara bağlı kalmanın ne kadar önemli olduğunu vurgular. Bu kısıtlama, insanların kendilerini aceleye getirilmiş ve odaklanmış hissetmelerini sağlamak içindir ve görevlerin olması gerekenden daha uzun sürmesini engelleyecektir. Time Boxing’in arkasındaki ana fikir, insanların zaman sınırlarının farkında olmalarını sağlarken daha üretken ve organize olmalarına yardımcı olabilmesidir.
İşleri halletmenin bu yolu, özellikle son teslim tarihi dar olan projelerde işe yarar. Belirlenen zaman sınırlarına bağlı kalarak, insanlar işleri daha hızlı ve daha büyük bir amaç duygusuyla yapabilecekleri yapılandırılmış bir alan yaratırlar. Bu yöntem sizi işleri ertelemekten alıkoyar ve işinizi bitirmek için inisiyatif almaya teşvik eder.
Bullet Journaling (Günlük Tutma) Yöntemi
Bullet journaling genellikle işleri takip etmenin bir yolu olarak düşünülür, ancak sadece görevleri takip etmekten daha fazla kullanım alanı vardır. Bu yöntem ilk başta sadece kişisel hayatta kullanılabilecek bir şey gibi görünebilir, ancak işyerinde de kullanılabilir ve tüm hayatınızı yönetmek için güçlü bir araç olduğunu kanıtlar.
Özünde bullet journaling, işleri halletmenin ve kendinizi ifade etmenin yaratıcı bir yoludur. Ryder Carroll tarafından yaratılan yöntem, yapılandırılmış ancak esnektir ve her kişiye ihtiyaçlarına mükemmel bir şekilde uyan bir sistem oluşturması için boş bir sayfa verir. Hem yapı hem de esnekliğe sahip olduğu için hem kişisel hem de profesyonel ortamlarda kullanılabilir.
Görevlerin, projelerin ve sorumlulukların genellikle karmakarışık bir şekilde bir araya geldiği bir profesyonel olarak madde imli günlük tutma, işleri düzenli tutmanın bir yolu olarak öne çıkar. Bu yöntemin önemli bir parçası olan yapılacaklar listesi formatı, günlük görevler için bir kanal görevi görerek profesyonel yükümlülüklerin üstesinden gelmeyi kolaylaştırır. Madde işaretleri kısa olduğu için, yapılması gerekenlerin hızlı ama eksiksiz bir resmini elde etmeyi kolaylaştırır. Bu, önceliklerinizi belirlemenize ve zamanınızı yönetmenize yardımcı olabilir.
Ancak madde işaretli günlük tutmanın en güzel yanı, tüm yoğun programlarınızla çalışabilmesi ve aynı zamanda insanların hayatlarını yaşama biçimlerine uyum sağlayabilmesidir. Umutların, hayallerin ve duyguların saklanabileceği bir yere dönüşürken, kişinin yolculuğunu yansıtabileceği bir yere dönüşür. Bu ikilik, kişisel ve profesyonel yönlerin her zaman bir araya geleceği profesyonel dünyada özellikle güçlüdür.
Bir profesyonelin günlüğünde, projenin son tarihlerini ve kilometre taşlarını listeleyen kısa madde işaretlerinin yanı sıra çözülen sorunlar, kazanılan başarılar ve önümüzdeki yolculuğu besleyen umutlar üzerine uzun, düşünceli yansımalar olduğunu hayal edin. Pratik ve şiirsel olanı birleştirdiğinizde, bullet journal büyümenizin, direncinizin ve profesyonel ilerlemenizin bir kaydı haline gelir.
Bullet journal sisteminin modüler tasarımı, profesyonel yaşamın değişen ihtiyaçlarıyla da uyumludur. Hedef belirlemek, proje planları yapmak ve toplantılarda not almak için bölümlerin yanı sıra kişisel düşünceler ve onaylamalar için de sayfalar vardır. Bu bir araya geliş bir çatışma değil, bir kişinin hayatının kişisel ve profesyonel bölümlerinin nasıl birlikte dans ettiğini gösteren pürüzsüz bir orkestrasyondur.
Bullet journaling, düzenli kalmanın basit bir yolu olarak imajının ötesine geçer ve bir hikâyeye, kişinin profesyonel yolculuğunun bir kaydına dönüşür. İnsanları kendileri hakkında bilinçli olarak düşünmeye teşvik eder, bu da günlük yaşamlarında ve daha büyük hedefler için çalışırken daha dikkatli olmalarına yardımcı olur. Her bir girişi yazmak bir ritüele, gündelik hayata daha fazla anlam katan dikkatli bir uygulamaya dönüşür.
Peki, bullet journaling’in hayatınızı değiştirebilecek uygulamalar listesinde yer alması sürpriz mi? Hiç de değil. Dışarıdan basit görünüyor, ancak sadece günlük yaşamın kaosunu düzenlemekle kalmayıp aynı zamanda hem kişisel hem de profesyonel yolculukların özünü yakalayan derin ve anlamlı bir derinliğe sahip.
Daily Trifecta (Günlük Üçlü Yöntem) Sistemi
İşleri basit ve düzenli tutma fikirlerine dayanan bu sistem, günlük görevlere odaklanmanın ve gerçekçi olmanın önemini vurgulayarak hedefleri daha ulaşılabilir hale getirmeye çalışır. Daily Trifecta Sistemi özünde önceliklerin belirlenmesi fikrine dayanır. Bu yöntem, yapılması gereken her şeyin uzun bir listesini yapmak yerine çok önemli olan üç ana hedefe odaklanmayı önerir. Bu hedeflerin bir gece önceden yazılması, stratejik olarak organize edilmelerini kolaylaştırır ve ertesi gün için size net bir plan sunar.
Günlük Üçlü, gerçeğe sadık kaldığı ve işleri basit tuttuğu için zariftir. İnsanlar sadece üç ana göreve odaklandıklarında çok fazla görev ve çok fazla bilgiye sahip olma sorunlarından kaçınırlar. Bu kasıtlı odak daraltması, her bir hedefle daha derin ve daha anlamlı bir şekilde ilgilenmeyi mümkün kılar.
Daily Trifecta Sisteminin en önemli parçalarından biri de ulaşılabilir hedefler belirlemektir. İnsanlar enerjilerini uzun bir görev listesini tamamlamaya çalışmak yerine genel öncelikleriyle ilgili küçük bir grup görevi tamamlamaya odaklar. Bu metodik yaklaşım sadece başarı şansını artırmakla kalmaz, aynı zamanda insanlara ilerleme ve başarı hissi de verir.
Bir gece önce yapmanız gereken en önemli üç şeyi yazmak, bir planlama ve amaç düzeyi ekler. Güne bir giriş olarak, insanlara uyandıklarında net bir amaç ve yön duygusu verir. Bu proaktif yaklaşım, karar verememe olasılığını azaltır ve güne odaklanmış ve faydalı bir başlangıcı garanti eder.
Seinfeld Takvimi
İnsanlar bazen Seinfeld Takvim Sistemini işleri halletmenin “Zinciri Kırma” yöntemi olarak adlandırır. Jerry Seinfeld’in komedi dehasından gelen benzersiz bir yöntemdir. İlerlemeyi görselleştirmek, bu alışılmadık ama faydalı üretkenlik aracının çalışmasını sağlayan şeydir. Sizi motive eder ve günlük hedeflerinize ulaşma yolunda ilerlemenizi sağlar.
Sistemin çalışma şeklini anlamak şaşırtıcı derecede kolaydır:
-Bir Takvim Seçin:
Öncelikle, tüm yılı tek bir sayfada gösteren bir takvim edinin. Bu görsel özet, ilerlemeyi takip etmek için kullanılabilir.
-Her gün için bir hedef belirleyin:
Her gün tamamlamak istediğiniz kesin görev veya hedefin bir listesini yapın. Bu hedef herhangi bir odak alanı, kişisel veya profesyonel gelişim, alışkanlıklar veya başka bir şeyle ilgili olabilir.
-Başarınızı Kontrol Edin:
Hedefinize ulaştığınız her günün üzerine büyük bir “X” işareti koymak için kırmızı bir kalem kullanın. Bir şeyin üzerine işaret koymak o gün başarılı olduğunuz ve ilerleme kaydettiğiniz anlamına gelir.
-Zinciri bir araya getirin:
Günler geçtikçe takvim ne kadar istikrarlı olduğunuzun hareketli bir resmine dönüşür. ‘X’leri birlikte takip etmek kırılamayacak bir zincir oluşturur ve bu da ne kadar adanmış ve çalışkan olduğunuzu gösterir.
Seinfeld Takvim Sisteminin dehası, ilerlemeyi görmenin fikrinizi değiştirebileceği yöntemini kullanmasıdır. Takvimdeki ‘X’ler büyüdükçe, bağlılığınızın gerçek bir işareti haline gelirler. Seriyi devam ettirmek ve zinciri kırmamak için güçlü bir teşviktirler. Bu sistem, tüm insanların sahip olduğu doğal istikrar ve başarı arzusundan yararlanır. İnsanlar başarılı olduklarını gördüklerinde günlük hedeflerine devam etme ve momentumlarını koruma olasılıkları daha yüksektir. Basit şeylerin alışkanlık oluşturmanıza ve istikrarlı bir ilerleme kaydetmenize nasıl yardımcı olabileceğine dair harika bir örnek Seinfeld Takvim Sistemidir.
Aslına bakarsanız Atomic Habits kitabında anlatılan şey kısaca bu yöntemdir.
Kanban Sistemi
Ülkece ihtiyacımız olduğunu düşündüğüm ve eğitimlerimde özellikle üzerinde durduğum bir sistem.
Üretkenlik sistemlerinde bir sadelik modeli olan Kanban, görevlerinizi net ve görsel bir şekilde yönetmenizi sağlar. Kanban, yapılacaklar listenizi üç net gruba ayırmaya dayanır: “yapılacaklar”, “devam edenler” ve “tamamlandı”. Bu görsel organizasyon size işinizin hızlı ve eksiksiz bir resmini verir, bu da iş akışınızı yönetmenizi kolaylaştırır.
Kanban sisteminin dayandığı iki temel kural vardır:
-Yapılacak altı önemli işi listeleyin:
Her günün sonunda, ertesi gün yapmak istediğiniz altı önemli şeyi yazın. Bu dikkatli seçim, odağı yönetilebilir bir öncelikler kümesine daraltarak günlük iş yükünün makul ve yapılabilir olmasını sağlar.
-Ne kadar önemli olduklarına göre sıralayın:
Görevler belli olduktan sonra, bunları ne kadar önemli olduklarına göre sıraya koyun. Bu stratejik sıralama, görevlerin nasıl yapılacağına odaklanmayı ve organize etmeyi mümkün kılar.
Kanban sisteminde günlük rutin tam olarak planlandığı gibi ilerler:
-İlk görevle başlayın:
Yeni gün başlar başlamaz, öncelikler listenizdeki ilk iş üzerinde çalışmaya başlayın. Dikkatle seçilen bu başlangıç noktası size hemen netlik ve yön verir.
-Devam etmeden önce her görevi bitirin:
Tüm dikkatinizi her bir göreve verin ve bitene kadar üzerinde çalışmaya devam edin. Bir sonraki göreve geçmeden önce bir görevi bitirmeniz gerektiği fikri, listedeki her maddenin tüm dikkatinizi almasını sağlar.
-Bitmemiş işlerle ilgilenin:
Günün sonunda hala yapmanız gereken işler varsa, bunları bir sonraki gün için listenin en üstüne taşıyın. Bu yöntem, işin zaman içinde nasıl değiştiğini dikkate alır ve bitmemiş görevlerin mevcut iş akışına eklenmesini kolaylaştırır.
Kanban harikadır çünkü hem görsel hem de mantıklı bir şekilde organize edilmiştir. Görevlerin üç parçalı olarak net kategorilere ayrılması, işleri bir bakışta netleştirir ve insanların işlerinin genel olarak nasıl ilerlediğini görmelerini sağlar. Açık ve dürüst olmak, insanların akıllı kararlar almalarına ve zamanlarını iyi yönetmelerine yardımcı olur.
Kanban sistemini benimsemek yalnızca bir kişinin günlük görevlerini kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda öncelikleri belirleme ve görevleri tamamlama konusunda disiplinli bir yol geliştirmelerine de yardımcı olur. Bu yöntemle, günlük görevlerin kaosu, tamamlanan her görevin başarı melodisindeki bir nota olduğu görsel bir ilerleme senfonisine dönüşür.
Belki ben söyleyince siz şaka gibi gelecektir fakat Japon ekonomiinin bugüne gelmesinde Şintoist felsefe kadar Kanban (ve bazı diğer metodolojilerin) oldukça önemli bir payı vardır.
Sonuç Yerine – Üretkenlik Ek Araçları
Teknolojinin ilerlemesiyle birlikte, günümüzde zamanı planlamak için birçok farklı araç ve uygulama mevcuttur. Bu araçlar ve uygulamalar, düzenli bir kullanım ile zaman yönetimi konusunda güçlü bir destek sağlayabilir. Gelinen noktada, sizlere birkaç etkili zaman yönetimi uygulamasından bahsetmek istiyorum.
TODOIST, görevlerinizi ekleyerek ve yapılacaklar listesi oluşturarak kişisel bir çalışma ortamı yaratmanıza olanak tanıyan bir uygulamadır. Diğer adıyla yapılacaklar listesi ve hatırlatıcı olarak bilinen Todoist, iş ve kişisel hayatınızı düzenlemede size yardımcı olabilir. Ayrıca, listenize eklediğiniz görevleri Google Calendar’a entegre etme olanağı sunmaktadır.
TRELLO; görevlerinizi kolayca sıralamanıza ve takım arkadaşlarınızla iş birliği yapmanıza olanak veren esnek bir proje yönetim uygulamasıdır. Trello, e-posta ve mesajlar içinde kaybolma riskini ortadan kaldırarak projelerinizi dijital bülten panolarına sabitlenmiş listeler halinde gösterir. Yapılacaklar, yapılanlar ve tamamlananlar olarak üç farklı panosu bulunur, bu panolara yorumlar ekleyebilir veya ekip arkadaşlarınızla paylaşabilirsiniz.
TIME DOCTOR; zaman yönetimini etkili bir şekilde sağlayabilmek için kullanılan bir uygulamadır. Farklı uygulamalarla entegre edilerek zaman planlamanızı düzenleyebilir ve iş takibinizi daha etkili bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
CALENDLY; etkinlikler oluşturmanıza ve sizinle tanışmak isteyenlerin kolayca randevu alabilmelerine olanak sağlayan bir uygulamadır. Çalışma saatlerinizi belirleyerek ve takvim uygulamanızı entegre ederek çakışan randevular konusunda endişelenmenize gerek kalmaz. Akıllı takvim entegrasyonu, programınızı her zaman güncel ve tutarlı tutar. Calendly, zaman planlamanıza destek olan robotik bir program olarak öne çıkar.
FOCUS TO DO; günlük işleri Pomodoro tekniğiyle birleştirerek yüksek verimlilik sağlayan bir uygulamadır. Pomodoro zamanlayıcısı ve hedeflere ulaşmanıza yardımcı olan diğer üretkenlik araçları sayesinde yapılacaklar listesi oluşturabilir, harcanan zamanı takip edebilir ve daha verimli çalışabilirsiniz.
FOREST; sanal ağaç yetiştirmeye dayalı bir odaklanma uygulamasıdır. Odaklanmak istediğiniz süreyi belirledikten sonra, ağacınız büyümeye başlar. Uygulamadan çıkarsanız, ağacınız büyümesini durdurur ve onu öldürmüş olursunuz. Bu, belirlenen sürede telefondan uzak durma hedefinize odaklanmanıza yardımcı olur. Bir gün içinde büyüttüğünüz ağaçlar bir alanda toplanır ve ağaç sayısı çoğaldıkça ormana dönüşür.
Zaman, her birey için son derece değerlidir. Bu değerli kaynağı boşa harcamak veya planlamamak, kendimize yapılmış büyük bir haksızlık olacaktır. Bu blogda paylaştığımız çeşitli teknikler, metodlar ve yöntemlerle hayatınızı önceliklendirmeniz ve gerçekten önemsiz işlere zaman harcamamanız gerektiğini unutmamanız önemlidir. Zaman yönetimi ve verimlilikle ilgili diğer bloglarımızı incelemeyi unutmayın. Şimdiden, zamanın tadını çıkarabileceğiniz keyifli bir yaşam dileriz.
Tabi şunu tekrar belirtmekte fayda var. Kişisel gelişim için kullanılan bu sistemler eğer bir takım ya da kurum adına kullanılacaksa her bir başlığın üzerinde en az 1 saat ve ortalama olarak da 3 saat durmak gerekir. Bu konu başlıkları yetkin bir eğitmen tarafından uygulama ağırlıklı olarak anlatılmalı ve kuruma “sindirilmelidir”. Yani sadece eğitim vermek ile değil, uygulama aşamasında da biz uzmanın gözetimi gerekli olabilir.